效率術

效率術系列:每週省掉十小時工作時間


這是典型都市上班族的困境:工作極度繁重,以致過了下班時間仍然埋頭苦幹,回到家裡倒頭便睡,失去了生活,像一具行屍走肉。

有見及此,Thomas Nelson Publishers 出版集團的行政總裁 Michael S. Hyatt 先生,在其網誌裡提供了每週減省十小時工作時間的方法。「十小時」可能是誇張了一點,但仍頗有參考價值。以下我翻譯出其中要點,並附個人經驗或見解:

一、限制上網的時間。工作時間內,避免作無目標的網上漫遊。如無必要,每天盡量減少查看電子郵箱。

我把 Gmail notifier 的檢查頻率設為兩小時,以避免經常檢查電子郵箱。

二、電子郵件讀過一次就好,不要反覆地讀。

所以第一次閱讀時,就要即時消化並處理當中的資訊,例如把會議時間加入工作排程裡。

三、兩分鐘內可以完成的小事,與其記入工作清單 (todo list) 裡,不如即時動手完成,避免拖延。

我奉行「即時原則」,盡量避免拖延。有時遇上需時較長的工作,我也會按其重要性,決定是否應該即時完成。其中一個例子,是我強迫自己在考試之後那天,閉關完成改卷和登分。

四、避免出席無謂的會議。另外,每個會議都應該要有明確目的和議程,否則是浪費時間。

我的原則是,可以簡單幾句交待的話,就不要開會。而我主持會議時,也盡量長話短說,避開無謂討論,並希望短則十分鐘、長則一小時之內完成。可是遇上高層主持的會議時,往往身不由己。作者既是 CEO,自然可以控制得比較好。對我們打工仔來說,這一招又談何容易?

五、編定每天甚麼時間要做甚麼工作,不要任人擺佈。

「諸侯之地有限,暴秦之欲無厭,奉之彌繁,侵之愈急。」如果你不編排自己的時間,老闆和客戶們(暴秦?)便會迫你獻上你的時間,而且「奉之彌繁,侵之愈急」,最終會把你的時間耗盡。

我的工作性質,是要經常面見學生,而且學生都是隨時出現,不必預約。為了平衡見學生及進行其他工作的時間,我有時會把當天的排程貼在辦公室門口,讓來訪的學生知道甚麼時候可以找我,並規定每次會面的長度。當工作非常之多時,這一點尤其重要。否則一天下來,會發現沒有時間做其他工作。

六、並非每一件工作都要做完。作者以閱讀為例,指出大部份的文件及書藉,其實不值得讀完,否則是浪費時間。作者建議,當你對該書失去興趣時,便應停止。

我閱讀的策略有點不同。我也是不會一本書從頭讀到尾(小說除外),甚至不必順序閱讀,而是只讀我認為重要的章節。不過,這些技巧只適合自制力很強,且十分清楚自己目標的人。如果學生們都按這些法則來讀書,沒興趣就不讀,覺得「不重要」的也不讀,如何得了?

七、定期檢討及計劃。每週末仔細回顧過去一週的工作,查找不足,然後計劃未來一週。

我的方法相似。我每天寫工作日誌,記下工作上的經驗和策略,然後每週末進行回顧。

延伸閱讀:

How to Shave Ten Hours Off Your Work Week [via Lifehacker]

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