效率術

效率術系列:分析你的行動記錄


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行動記錄」是提高時間使用效率的一種方法,此法助我們分析每天的時間是否用得其所。

我自中學時代便養成使用行動記錄的習慣,初時是每天都做記錄。近年由於已習慣了高效率的工作模式,所以只是定期記錄一下,每次為期兩週。同時,我也不再分析日常一天的時間使用,而是集中記錄每天工作時段的時間使用。

上圖便是我最近一次定期抽查的分析結果,其目的是找出行政工作佔了我日常工作的多少時間。我先用 Palm 上的 Hours 程式記錄每天工作時段的時間記錄,並按工作性質分成六大類:上課、行政、見學生、備課和後勤工作(例如出卷)、規劃、其他。完成兩週的記錄後,把數據滙入到 OpenOffice.org Calc 試算表中,計算各類工作的總時數及百份比,然後由大至小排序,再畫出棒形圖。本來還打算畫出圓形圖 (pie chart) 及柏拉圖 (Pareto Chart),但因 OpenOffice.org Calc 的繪圖功能比較弱,只好作罷。

從圖中所見,花在上課和行政工作的時間相若,各自約有 32%,加起來接近 65%;而見學生的時間約為上課或行政時間的一半,比起備課和後勤工作的時間還多,至於用作規劃的時間則少於 5%。綜合各項數據,我的時間使用暫時還算符合原先的估計,也跟前幾次的分析結果相若。各位讀者也可以自己試一試,說不定有意料之外的收獲。

延伸閱讀:

Activity Logs
— MindTools

在 Excel 試算表裡以文字繪畫棒形圖的技巧(也適用於 OpenOffice.org):

Lightweight data exploration in Excel – Juice Analytics

More on Excel in-cell graphing – Juice Analytics

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