效率術

效率術系列:如何為工作日誌建立索引


「工作日誌」就是把平日工作和學習上的細節,包括作出每個決定的原因和考慮、過程中所犯過的錯誤和學到的經驗、各種繁鎖事情的規劃和進展等,順著時序寫下來的記錄。我自 2002 年開始在硬皮筆記本上建立工作日誌,取名《有涯集》,每天或每數天寫一章,截至今天為止已經寫到第 1007 章。《有涯集》是我的「個人知識管理系統」的中樞,而這 1007 章的經驗記錄,每一筆都配上日期和時間,所以我可以輕易地查找某年月日某時的工作或學習情況。

但如果不知道日期,只想查找關於某項工作的記錄,則是《有涯集》的一大弱點。當年做科學研究的時候還好,由於每項工作都比較龐大,前後有連貫性,所以還可以勉強逐頁查找記錄。但現在從事教育工作,雖難度遠遠不及做研究,但其性質卻十分鎖碎,逐頁查找變得十分困難。為了回應這個需求,避免丟失經驗,我在工作日誌以外還致力建立一個有效率的索引或搜尋系統,本文正是要分享我在這方面的心得。

最初的時候,我考慮過《有涯集》電子化計劃,即是不用手寫,而是直接在電腦上輸入記錄以便於將來搜尋。這個計劃最終因為出現了種種技術困難,效果也不如理想而放棄。退而求其次,我研究了在手寫以外,另加以關鍵字建立電子索引。我曾經試過在一個試算表上輸入每天工作的關鍵字,也試過專門建立一個網誌來放關鍵字或寫上當日的工作總結,但最終都因為用起來不方便、不就手而被遺棄。

早前我用回比較原始的電子郵件系統來建立索引,效果竟然非常理想。方法如下:

  1. 每天結束工作前,把當日《有涯集》內容的關鍵字,用 Gmail 寫一個電子郵件寄回給自己,標題用 youyaji (「有涯集」三字的漢語拼音)再配上章數,例如第 1007 章的標題是 “youyaji 1007″。
  2. 在 Gmail 上設定一個 filter,凡標題見 youyaji 一字,並且是自己寄給自己的郵件,都自動加上 youyaji 的 label,並且跳過 inbox。這樣可以避免花時間在 inbox 上再打開一次,而要瀏覽記錄,則可以到 youyaji 的 label 下面去。
  3. 遇上要查找某件事情的記錄時,只要在 Gmail 上輸入關鍵字搜尋即可。見到 youyaji 郵件標題的章數或郵件的發出日期,即可用以查找硬皮筆記本上相應的記錄。雖然這不是《有涯集》的全文搜尋,但實驗証明,只要關鍵字設定得宜,大多數時候都能找到要找的記錄。
  4. 如果擔心將來因為網絡問題而丟失記錄,可以在 Gmail 上設定以 POP3 下載全部郵件至個人電腦上的收件匣。

為甚麼這個看似簡單的方法,可以發揮那麼大的功效呢?我認為重要因素之一,是我平日工作上的電郵來往,除機密資料外都會使用 Gmail,而且我本來就習慣了使用 Gmail 的搜尋功能來找出郵件中有用的資料。所以把《有涯集》的索引一併放在電郵系統裡,某程度上是整合了《有涯集》與工作上的電郵記錄。如果使用 Google Desktop 來搜尋,甚至還可以一拼找到整個硬碟上的檔案與上網記錄等。這些東西的內容往往高度相關,整合起來便提高了搜尋效率,這是試算表和網誌都做不到的。

另外,要打網誌必須另開一個網頁或程式,寫入試算表亦要先打開辦公室軟件,但 Gmail 卻是我經常對著的一個網站,要用時自然比較就手,而只有「就手」的索引系統才能使人一直用下去。

總結:

一個高效率的個人知識管理系統,必須能讓人輕易地找到資料。手寫的《有涯集》工作日誌非常有用,但囿於種種因素而不能電子化,對資料的搜尋造成很大困難,這些問題可以配合建立在 Gmail 上的電子索引來改善。而 Gmail 和 Google Desktop 的搜尋功能,讓我們不必花太多時間做整理,也能輕易地搜尋到想要的資料,所以這是一個值得花時間試驗的方案。

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3 thoughts on “效率術系列:如何為工作日誌建立索引

  1. 您可以教我设置自已的页面吗,目前是完完全全的不会,第一想要设置的是音乐背景和背景图

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