天天向上 · 效率術

效率術系列:如何趕進度


放完假,有一大堆工作趕著要完成。為了趕及進度,我必須提升自己的「效率級別」至最高級,不然無法處理目前的事情。以下寫出我採用的方案,以收拋磚引玉之效。

一、時間規劃

首先,有時趕不上進度,不是因為事情太難,而是因為我們沒有編定做這件事情的時間。大部份人都有拖延的壞習慣,故意把不喜歡做的事情放到最後,騙自己說有時間便會去做。但由於我們總是在忙,所以如果沒有硬性的規劃,根本就不會開始去做這些事,結果是日復一日地拖延下去,直至限期來臨,才不情願地草草了事。從效率上講,一件事情的優先次序,應該是取決於事情的重要性及迫切性(即所謂「輕重緩急」),而不是取決於自己是否喜歡去做那件事。因此,我們必須想法子避免拖延。

對於這個問題,我的解決方案是做個詳細的「時間規劃」,即把全日每一分鐘要做的事情,都預早規劃好寫在電子手賬裡。寫好了就要盡量依從,即使不喜歡也要強迫自己去做。因為所有時間都寫得清清楚楚,捨此之外別無其它,所以如果現在不依計劃行事,就代表今天鐵定不能完成。想到這一點,再想到等著我們的惡果,應該有助戒除拖延的惡習。

「時間規劃」的另一個好處,是做每一件工作之前,我都知道有多少時間可用,這樣才能制定最高效率的策略,務求在限定時間內完成。如果不知道有多少時間可用,或者不限定時間,到頭來一是受「完美主義」影響,花太多時間來做些沒必要的事,一是提早放棄,再次拖到明天,兩者都會導致我們趕不上進度。

二、行動記錄

為加強效果,除了上述的「時間規劃」外,我還採取了「行動記錄」的方案。我今天從離開被窩那一刻開始,便記錄著每一分鐘的時間用途,再與時間規劃核對。這樣我便知道實際上使用時間的情況,亦有助提升對時間的敏感度及善用零碎時間。

三、工作日誌

有時即使能夠善用時間,亦未必可以把事情做好,因為有些工作很繁鎖,有些工作很複雜,憑著我十分有限的才智,常感有心無力。所以我還有一本名為《有涯集》的「工作日誌」,裡面記錄了工作上的大部份細節,包括作出每個決定的原因和考慮、過程中所犯過的錯誤和學到的經驗、各種繁鎖事情的規劃和進展等。這樣可以作為精細的行動記錄,方便將來查閱。最近我還專門在 WordPress.com 建立了一個不公開的 blog,作為電子版的工作日誌撮要,方便將來搜尋之用。另一方面,由於我是一邊想一邊寫,並非做完事情之後再做總結,所以透過書寫也能刺激思考,令我的思維更深更廣,想到一些平時忽略了的要點。

四、快而不急

最後就是內功心法。雖然工作很忙,時間很少,但仍要提醒自己「快而不急」。高效率不等於要心急,如果不能冷靜地面對龐大的壓力,做事很容易出錯,放假前的我便是處於類似的狀態。

* * *

今天開始的時候,工作清單上本來有超過二十項工作,但在正常的放工時間前,竟然能夠全部完成,連我自己也不相信。當然這也要付出代價,就是今天感到的壓力非常大,所以放工後必須要爭取鬆持及休息的機會。須知提高工作效率,是為了爭取時間享受生命,而不是要把自己變成工作或工具的奴隸,不可本末倒置。

相關文章:《效率術經驗:別讓經驗溜走》、《效率術經驗:行動記錄》、《效率術經驗:時間管理》、《「好好學習」的內功心法

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3 thoughts on “效率術系列:如何趕進度

  1. 一篇道出我最嚴重的涵習的文章。我也很想做到但……總是……. 裹是感謝你的啟發

    又及:自網路大災前幾天上不到你的網誌,一度以為你會在網路上消失,看來是我過慮了昨。

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