資訊科技

辦公室自動化了嗎?


曾幾何時,「辦公室自動化 (office automation)」這個術語,經常被人提及。

Wikipedia 對辦公室自動化下了這樣的定義:

Office automation refers to the varied computer machinery and software used to digitally create, collect, store, manipulate, and relay office information needed for accomplishing basic tasks and goals.

Webopedia 則這樣說:

The use of computer systems to execute a variety of office operations, such as word processing, accounting, and e-mail. Office automation almost always implies a network of computers with a variety of available programs.

按這些定義,我們日常的電腦應用,包括收發電子郵件、用文書處理器打文件、用電腦管理資料等等,都屬辦公室自動化的範圍。

然而我認為電腦可以做到的事情,不只於此。以上的定義,只能說是「辦公室數碼化」而非「辦公室自動化」。辦公室自動化的價值,在於讓電腦代替人類完成工作,而非只是讓人類在電腦上完成工作。辦公室自動化的結果,應該是為人類節省時間。

誠然,相比於過去沒有電腦的年代,能夠以文書編輯器取代打字機,用試算表取代算盤和袋裝計算機,用電子郵件取代傳統郵遞等等,確是節省了不少時間。但在廿一世紀,我認為要求可以再高一點。

現時在微軟視窗上運行的很多電腦軟件,都設計得十分易用。一般有電腦常識的人,使用滑鼠便可以很快地完成工作。代價卻是犧牲了效率,一般使用者仍懵然不知。

舉例說,如果我們要從某幾個網站下載資料,存到硬碟去。最容易的方法,莫過於到那些網站,逐個按連結下載。然而如果這個步驟要經常重覆,那就不如用一個類似 Linux 上的 wget 工具,寫個 script,輸入網址,然後設定按時自動下載。技術上是困難了一點點,但只要開始時設定好,以後的事情交給電腦全權執行就可以了,長遠而言會省卻不少時間。

甚至有些軟件,你用它反而會浪費更多時間,WebCT 即是其中的表表者。WebCT 是我見過設計得最差的軟件。一些很簡單的工作,也要數十個步驟才能完成,尤其是檔案上下載方面至為麻煩。學習是不太難,做起事來卻也花時間得很,怪不得很多任教其它科目的同事都不願意用,令我「有幸」成為去年 WebCT 的校內十大使用者之一。

如果不用 WebCT,而是自建網站,開始時或者比較困難,但每次更新文件,只須用 FTP 或 SSH 便能把整個目錄的檔案上載過去,甚至可以設定定時自動更新,長遠而言還是比較伐算。現時我建立的課程網站,便是以一台 Fedora Linux 為基礎,用 WordPress + PHP + MySQL + Apache 的方案,達至日常的需求。只是用電腦收功課的問題上,仍不得不依賴 WebCT。

或者,如果 WebCT 提供一種方法,把設定檔轉化為一個文本格式,然後我便可以修改這個文本檔,設計多個範本,以後要改東西的時候,一次過上載這些範本就行了。

此外,我還希望我的電腦可以做以下的事情:

  • 每天早上,我的 PDA 上的日程及工作清單,跟 Google Calendar 進行自動同步。
  • 只要給定公眾假期及上課時間表等資料,與及每一課的授課進度計劃,電腦便替我自動計算有多少個上課天,計算每份功課的繳交限期,並且自動更新至所有 WebCT section。這些資料同時寫入一個開放式的 Google Calendar,讓學生及老師可以在網上查閱。
  • 一次過下載所有由 WebCT 收回來的功課,並且利用程式抽出抄襲的同學,再用人手核對。
  • WebCT 上的分數會自動更新到登分表。
  • 電腦自動從 Banner System (學生資料庫)取得學生名單,並按照我提供的範本文件,建立點名紙、登分表等文件。
  • 電腦按照登分表,建議每個學生的期終評級。經人手確定後上載回 Banner。
  • 自動從 Banner System 中檢查每個學生的選科記錄,確保沒有學生選錯科。
  • 有一套完善的中央檔案管理系統,所有經修改的課程文件,都以 CVS 的形式好好保存下來。

在 Windows 上要做這些事情,實在太複雜了。如果有哪位同行有這方面的經驗,一定要多多指教。

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4 thoughts on “辦公室自動化了嗎?

  1. 如果上述事情可以在 Unix 做到, 那 windows 也行, 安裝 cygwin 是個方式, 不過如果只是為了某些小工具, 建議可以參考 pank 製作的 Unix Utilities Collection for Win32. subversion 可以在 Windows 上使用, 不確定是不是你想要的那種, 而自動化的東西可以透過 “at" 指令完成. 這些只是提示, 剩下的要靠你自己寫 script 或者其他高手提供更好的 solution 囉 🙂

  2. 謝謝你的資料,不過我想主要困難,不在於沒有強大的 scripting 工具,因為安裝 Perl for Windows 應該已經可以做很多事情。困難在於要處理 Microsoft Office 的檔案,要涉及寫 VBA,而我的 VBA 沒學好 :sad:。

    更大的問題,是要從 WebCT 及 Banner 兩個系統上取得數據。因其沒有提供 API,似乎只能使用「從網頁擷取資料」的硬方法。至於要輸入數據到這兩個網站,暫時我還沒有想到有甚麼可行的方案。

    題外話:我把你的 blog 加進了我的 Bloglines,以後請多多指教。

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